Notice of Health Information Privacy Practices
This notice explains how your health information may be used and shared with others, and how you can access your health records. Please read it carefully.
Your health record is important!
Your health record helps us take good care of you
Each time you visit your clinic or a hospital to receive care, a record is made of what happened. That record includes:
- what you tell the provider;
- what s/he finds, including any test results, illnesses or injuries;
- what was done for you;
- a plan for future care.
Your record allows your health team to plan for your care
Your health record is also used:
- As a legal record.
- For billing you and/or your insurance company. Billing information may tell why you were seen and what was done to help you.
- To contact you to remind you of appointments, give test results, etc.
- To improve the care we provide. For example, we may look at the care you and others like you received and what happened so we can continue to learn what works best.
Your Rights
Your health record belongs to your clinic. The information in it belongs to you.
You have the right to:
- Look at and ask for a copy of your health record. You need an appointment to review your record with your care provider.
- Get a list of where and to whom your information has been sent for reasons other than treatment, billing or improving health care.
- Ask to limit the uses of your record and with whom we share it.
- Change your mind about sharing your information with others.
- Ask to be contacted at a specific phone number or address. The front desk staff can make these changes to your record.
- Ask for a correction or change.
- Choose to not receive communication about fundraising.
- Choose to not receive appointment reminders.
- Request that your health information to not be disclosed to a health plan if you pay for the service in full.
Sometimes, requests to limit the sharing of information or to correct or change health records are denied. This happens only when it is not practical to do so or when we believe the result would be harmful to your care. Ask clinic staff to make these requests.
Our Responsibilities
Minnesota Community Care is required by law to:
- Keep your health record private.
- We will not give out your health information without your permission, except as described here.
- Your private health information will not be used for marketing purposes or be sold without your authorization.
- Request your authorization before using or
disclosing psychotherapy notes.
- Tell you if we are unable to agree to a request.
- Give you this notice and do what we say we will do.
- Require all those we hire to follow privacy policies. This includes companies we hire to do work such as lab testing and copying health records.
- Notify you if your protected health information has been unsecure at any point.
If our privacy practices change, we will post the changes in the lobby. You can ask for a copy of the current privacy notice at any time in any of our clinics.
Sometimes, we may need to provide your health information without your permission:
- Required by law. For example, we are required to provide records that have been legally ordered for court (subpoenaed).
- Public health. The law requires that we report certain illnesses to public health or law enforcement officials whose job it is to prevent or control disease, injury, or disability.
- Food and Drug Administration. We may need to tell the FDA about problems with drugs or products.
- Workers’ compensation may legally require your health records.
If you have questions or complaints or if you feel your privacy rights have been violated, ask to speak to the clinic manager. You will not be treated differently by our staff if you make a complaint.
You may also file a complaint with the government Office for Civil Rights. Forms and instructions can be found on the Internet at the U.S. Department of Health & Human Services.
Aviso sobre Prácticas de Confidencialidad en Información de Salud
Este aviso explica como la información de su salud puede ser usada y compartida con otros (terceros) y como usted puede tener acceso a su expediente de salud. Por favor, lea cuidadosamente. ¡Su Expediente Médico es Importante!
Su Expediente Médico Nos Ayuda A Cuidar Mejor de Usted.
Cada vez que usted visita la clínica o un hospital para atención medica, se abre un expediente de lo que ocurrió, este incluye:
- Lo que le dice usted a su proveedor de salud.
- Lo que el proveedor de salud encuentra en usted, resultados de exámenes, enfermedades o lesiones.
- Lo que se hizo.
- Y un plan para el cuidado futuro
Su expediente le permite al equipo de salud tener un mejor plan de cuidado.
Su expediente médico es también usado como:
- Documento legal.
- Para su facturación o para facturar a la compañía de seguros. La información le puede indicar la razón por la que fue visto y lo que se hizo para tratarlo (a).
- Para contactarlo (a) para futuras citas médicas, para resultados de exámenes etc.
- Para mejorar los cuidados que proveemos. Por ejemplo, podemos ver el cuidado que usted y otros como usted recibieron y que sucedió, de manera que podamos
continuar mejorando el cuidado que usted recibe
Sus Derechos
Su expediente médico pertenece a tu clínica. Pero la información que se encuentre en él pertenece a usted.
Usted tiene el derecho a:
- Ver u obtener una copia de su expediente médico. Usted necesita hacer una cita con su médico para revisar su expediente
- Obtener una lista de donde y a quién le ha sido enviada la información, por razones no relacionadas con su tratamiento, facturación o para mejorar la atención de su salud.
- Limitar el uso de su expediente y con quién lo compartimos.
- Cambiar de opinión acerca de compartir su información con otros.
- Pedir ser contactado a un número de teléfono o dirección en específico. Nuestras recepcionistas le pueden ayudar hacer estos cambios.
- Pedir una corrección o un cambio Algunas veces las
peticiones para limitar el intercambio de información o
para corregir o cambiar los expedientes médicos son
negados - Escoger no recibir información acerca de recaudación
de fondos. - Escoger no recibir recordatorios de cita.
- Requerir que su expediente médico no sea revelado a un plan de salud si Usted pago en su totalidad por los servicios recibidos.
Esto ocurre sólo cuando no es práctico hacerlo o cuando creemos que el resultado sería perjudicial para su bienestar. Nuestro personal le puede ayudar si usted desea hacer algún cambio en su expediente.
Nuestras Responsabilidades
Minnesota Community Care debe por ley:
- Mantener su expediente médico en privado.
- No daremos a conocer su información sin su autorización, salvo en los casos mencionados aquí.
- Su expediente médico privado no sera usado para publicidad o con el proposito de llamadas de ventas sin su autorización.
- Antes de usar o reveler información de sicoterapia requerir su autorización.
- Le diremos si no podemos llegar a un acuerdo con su petición
- Darle este aviso y hacer lo que acordamos.
- Exigir de todos aquellos a quienes se contrata a seguir nuestra política de privacidad. Esto incluye a las compañías que se contratan para realizar trabajos, como pruebas de laboratorio y las copias de los expediente médicos.
- Notificarle de cualquier “violación” de su información medica protegida.
Si la práctica de confidencialidad cambiase, publicaremos los cambios y los pondremos en el vestíbulo/sala de espera. Usted puede pedir una copia de la notificación de los cambios de políticas de confidencialidad en cualquier momento y en cualquiera de nuestras clínicas.
Es posible que en algún momento sea necesario proporcionar su información de salud sin su permiso en los siguientes casos:
- Requeridos por la ley. Por ejemplo, estamos obligados a
proporcionar los documentos que han sido legalmente
ordenados por la corte - Salud pública. La ley exige que se informen de ciertas enfermedades a salud pública o a los agentes de orden público, cuyo trabajo es prevenir o controlar
enfermedades, lesiones o discapacidades - La Administración de Drogas y Alimentos. Puede que tengamos que avisar a la FDA acerca de medicamentos o productos.
- Compensación laboral. Puede legalmente requerir sus registros de salud.
Si tiene preguntas o quejas o si usted cree que sus derechos de confidencialidad han sido violados, pida hablar con el gerente de la clínica. Usted no será tratado de manera diferente por parte de nuestro personal si tiene que hacer una queja. También, puede presentar una queja ante el gobierno en la Oficina de Derechos Civiles. Los formularios e instrucciones se pueden encontrar en el sitio de Internet: U.S. Department of Health & Human Services.
